Guía de usuario codigo EAN

 

Índice:                                                                             

 

1.Introducción.………………………………………………………………………………………….. 3

 

 2.¿Que hacer para empezar a codificar?………………………………………………… 4

 

 3.Ventajas del sistema EAN.……………………………………………………………………. 5

 

¿Cuáles son los beneficios del sistema EAN?

 

 

4.Estructura del código EAN 13.……………………………………………………………….. 6

 

 

5.¿Cómo codificar?……………………………………………………………………………………. 7

 

¿Cómo asignar el código?

 

 

6.¿Cómo aplicar la codificación?………………………………………………………………. 8

 

¿En qué casos se asigna un nuevo código?

 

¿En qué casos no se cambia el código?

 

¿Cómo codificar los artículos en Promoción?

 

Precauciones ante los cambios de código.

 

 

7.¿Cómo codificar los artículos de Peso/Magnitud Variable?…………………… 10

 

¿Cómo se estructura un código de Peso Variable?

 

 

8.¿Cómo codificar las Agrupaciones?………………………………………. …………….. 11

 

¿Qué símbolos se pueden utilizar?

 

 

9.¿Cómo codificar información variable? (Los IA).…………………………………… 12

 

¿Que código se utiliza para el seguimiento?

 

Ejemplos de Identificadores de Aplicación.

 

 

10.¿Qué es lo más importante en la Simbolización?………………………………….. 13

 

El tamaño al que se imprime el Código

 

En que colores se puede imprimir

 

 11.Recomendaciones sobre la ubicación………………………………………………….. .14

 

Ubicación del símbolo EAN-13.

 

Ubicación del símbolo ITF-14.

 

Ubicación del símbolo EAN-128.

 

 

12.¿Cuales son los errores más frecuentes?.……………………………………………….. 16

 

 

13.¿Qué procedimiento de impresión usar?…………………………………………………. 17

 

Impresión «En el último momento».

 

Impresión «Industrial a gran escala».

 

¿A qué tamaño se imprime el Código de Barras?

 

¿En qué colores se puede imprimir el símbolo EAN?

 

 

14.¿Qué Código y que Símbolo utilizar?.………………………………………………………. 18

 

 

15. Anexos.………………………………………………………………. ……………………………………. 19

 

  

 

1. INTRODUCCIÓN

 

El desarrollo exitoso del Código de Barras en multitud de sectores y aplicaciones es consecuencia de las claras ventajas que aporta a los usuarios. Conocer los detalles que aseguran la utilización eficiente de esta herramienta es una condición imprescindible para cualquier empresa involucrada.

La respuesta eficiente al consumidor (ECR) engloba un conjunto de herramientas y actividades desarrolladas por empresas y entidades de todas las condiciones (cadenas de supermercados, fabricantes de productos de consumo, compañias de telecomunicación, entidades de servicios, dentro de servicios como: Sanidad, Transporte,…). Las sencillas características del Código de Barras que se describen  en esta «Guía de Usuario«, son suficientes para que esta herramienta cumpla su cometido.

El Sistema EAN, presente en más de 70 países en los 5 continentes, ofrece a las empresas grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestión de las bases de datos que relacionan los flujos físicos y de información de las empresas en sus operaciones cotidianas de intercambio.

Con el Código EAN las empresas utilizan un Lenguaje Común compatible con cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona  la fórmula para identificar de forma única y no ambigua a los artículos y productos, cualesquiera que sea su formato o presentación.

Además, el sistema EAN facilita la identificación de las localizaciones (o puntos operacionales) que emiten o reciben informaciones o flujos físicos durante la realización de transacciones comerciales. También facilita la identificación de atributos o características variables de los  artículos o productos.

La combinación del Código de Barras EAN, del Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y de los Identificadores de Aplicación para código de barras constituye la mejor oferta que la Organización EAN Internacional y AECOC, como representante  en España, hacen a las empresas usuarias.

AECOC ofrece a sus asociados los servicios de asesoría, tanto personal como telefónica,  y de seguimiento de calidad para ayudar en cualquier momento de la adopción o implantación del Código de Barras.

AECOC programa cursos que se imparten regularmente por toda la geografía española y dispone de los manuales técnicos para las empresas asociadas que quieran profundizar en detalles, y asi lo soliciten. Contacte con AECOC para realizar su reserva en el próximo curso.

 

 

 

2.¿QUE DEBO HACER PARA EMPEZAR A CODIFICAR?

A lo largo de la presente guía se describen todos los detalles precisos sobre las normativas de CODIFICACIÓN (asignación de un número único y universal) y SIMBOLIZACIÓN (representación en barras y espacios del código asignado) necesarias para un correcto uso del código de barras. Todo usuario debe saber que el objetivo de la inclusión del código de barras es que se lea por el dispositivo óptico en el primer intento, en el 100% de los casos. Calidad del código de barras, significa vigilar cualquier tarea (de codificación o simbolización) para conseguir ese objetivo.

 

 

 

PRIMEROS PASOS:

 

 

Al asociarse a AECOC se asigna a la empresa un número de matrícula. Este número, de entre siete y diez dígitos, representa el código  EAN de la empresa y  serán las primeras cifras de los códigos de barras de todos los productos.(Ver Apdo. 4 «Estructura del Código…» en la página 6 y Apdo. 5 «Como Codificar» en la página 7).

A continuación la empresa deberá relacionar la referencia de cada uno de sus productos con un numerador. Dicho numerador deberá ser distinto para cada producto diferente y constituirán el segundo paso para completar el código.(Ver Apdo. 5 «Como Codificar» en la página 7 y Apdo. 6 «Como aplicar la Codificación» en las páginas 8 y 9).

 

Para obtener el último dígito del código se realiza  un sencillo proceso de cálculo con todos los dígitos anteriores, descrito en el anexo 2 de la presente guía. Es el dígito de control.

Una vez hallado el último dígito se completan los 13 números que forman el código de barras. A partir de aquí comienza el procedimiento que nos llevará a su impresión. Se puede optar por fabricarse el código por si mismos, mediante algún tipo de sistema impresor (Ver «Impresión en el último momento» página 14). O bien optar por cualquier tipo de impresión industrial (Ver «Impresión mediante sistemas industriales» página 14). Decantarse por uno u otro procedimiento va en función de aspectos tales como el tipo de producto, su rotación, su proceso productivo, coste de instalación de impresión en planta, etc.

 

 
Sea cual sea el procedimiento a elegir, hay que tener en cuenta que el código debe leerse en el primer intento en cualquier caso. Para ello recomendamos leer atentamente las «Recomendaciones sobre ubicación» páginas 16 y 17, y consultar el folleto «Guía de colores» adjunto a la presente guía.

 

 
Esperamos que este resumen solucione las dudas más inmediatas. Si se desea una documentación más amplia referente a alguno de los temas, recuerde que AECOC tiene a su disposición el manual de especificaciones y el asesoramiento permanente en el teléfono  93/252 39 00 

 

3. VENTAJAS DEL SISTEMA EAN

 

 

La adopción generalizada del sistema EAN a través del uso del código de barras EAN en todo tipo de productos es consecuencia de los beneficios que aporta a las empresas que intervienen en la cadena del producto, desde el fabricante hasta el consumidor.

 

AECOC, como representante de EAN Internacional en España, garantiza la continuidad de este estándar universal, así como la compatibilización garantizada del sistema entre los usuarios.

 

 

 

¿Cuáles son los beneficios del sistema EAN?

 

 

 

Beneficios comunes (fabricante, mayorista y detallista)

 

    

 

     – Utilización de una codificación común entre los interlocutores.

 

     – Captura de datos rápida y eficaz.

 

     – Gestión inmediata de la información.

 

     – Reducción de stocks.

 

     – Aumento del nivel de servicio a los clientes.

 

     – Posibilidad de automatizar el almacén y mejorar el control sobre el almacenaje y la distribución.

 

     – Reducción de errores en el reconocimiento del producto.

 

 

 

Beneficios adicionales para el fabricante:

 

 

     – Utilización de una codificación común con los clientes.

 

     – Mejora en la planificación de la producción.

 

     – Integración del sistema informático interno con el código EAN en materiales, productos semielaborados y productos terminados.

 

     – Mejora de la información de la evolución del mercado (control de promociones, campañas, ofertas, etc.).

 

 

 

Beneficios adicionales para el Mayorista y Detallista:

 

 

     – Gestión artículo por artículo.

 

     – Mejora en la gestión de aprovisionamiento.

 

     – Información directa de la evolución diaria.

 

     – Ahorro de tiempo en tareas de cobro y etiquetado, así como eliminación de errores en caja.

 

     – Captura de datos de venta de forma rápida y segura.

 

 

 

Beneficios adicionales para el Consumidor:

 

 

 

     – Oferta más ajustada a la demanda.

 

     – Reducción de errores de tecleo y marcaje, así como información con ticket pormenorizado.

 

     – Rapidez en el paso por caja.

 

4. ESTRUCTURA  DEL CÓDIGO EAN 13

 

 

            La estructura general del código EAN-13 es la siguiente:

 

 

P1 P2 / P3

X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 / X10

C

 

             P1, P2/P3         Prefijo asignado internacionalmente a cada Autoridad Nacional responsable de la asignación del código. Este prefijo tendrá 2 ó 3 posiciones dependiendo del país en el que se haya asociado la empresa que desee utilizar el código de barras. La relación completa y actualizada de prefijos se encuentra en el «Anexo 1».

 

             X1X9/X10     Completan la identificación del producto. Su estructura depende de la Autoridad Nacional a través de la cual se solicite el código de barras.

 

 

 

             C                    Corresponde al dígito de control. Podemos ver su proceso de cálculo al final de este manual, en el «Anexo 2».

 

 

 

Ejemplo de estructura…

 

 

 

… de un código EAN-13 en España con un Código de Empresa con capacidad para 1.000 referencias:

 

 

 

84

X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7

X8 X9 X10

C

 

             84        El prefijo asignado por EAN Internacional a AECOC es el 84. Todas las empresas que forman parte del sistema EAN a través de AECOC codifican sus artículos con el 84 como primeras cifras. Esto no significa necesariamente que el artículo haya sido fabricado en España, sino simplemente que la empresa, independientemente de su nacionalidad y de la ubicación territorial de sus factorías, utiliza el sistema EAN mediante el código asignado por AECOC.

 

     X1X7       De los 10 dígitos disponibles en el código, AECOC asigna, en este ejemplo, 7 dígitos de forma única  a una empresa asociada. Estos dígitos NO identifican al fabricante del producto, sino que identifican al propietario de la marca del producto.

Por propietario de la marca del producto se entiende la empresa que decidirá la apariencia que tendrá el producto ante el consumidor, incluyendo marca, presentación, etc. P.ej.  El propietario de la marca de un producto marca blanca es el propio distribuidor.

 

    X8X10      Cuando la empresa se ha asociado a AECOC y obtiene los dígitos de creador de producto, debe completar con tantos dígitos como sea necesario hasta llegar a 12. En el punto 4  «¿Cómo codificar?» se indican una serie de recomendaciones para aprovechar al máximo su capacidad de codificación.

 

            C         El último dígito que compone un código es el dígito de control. Este dígito se obtiene a partir del proceso de cálculo detallado en el «Anexo 2». De ninguna manera podemos usarlo a nuestro antojo como un dígito más de codificación.

El cálculo correcto del dígito de control libera al código de barras de cualquier error de impresión en el momento de su lectura.

 

 Tipos de Estructura en España

 

La decisión del tipo de Estructura a emplear viene dada por la necesidad de tener un aprovechamiento racional del Banco de Números disponible en el mercado, por lo tanto la asignación de Códigos de Empresa SIEMPRE obecederá a la cantidad de referencias con las que pueda trabajar una empresa y no a las posibles clasificaciones que una empresa desee hacer en los espacios disponibles del Código de Barras.

 

 

 

Código de Empresa		Cuántas referencias puede codificar
84	X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8	Este tipo de estructura permite a la empresa codificar hasta  100 referencias distintas.
84	X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7	Este tipo de estructura permite a la empresa codificar hasta  1.000 referencias distintas.
84	X1 X2 X3 X4 X5 X6	Este tipo de estructura permite a la empresa codificar hasta  10.000 referencias distintas.
84	X1 X2 X3 X4 X5	Este tipo de estructura permite a la empresa codificar hasta  100.000 referencias distintas.

 

 

 

Las soluciones para la Codificación de Unidades de Consumo de artículos de Peso Variable son Soluciones Nacionales internas para cada pais. Las empresas exportadoras deberán adoptar las soluciones y criterios vigentes en el pais de destino. Consulte con AECOC los detalles para cada pais.

 

 

 

5.¿CÓMO CODIFICAR ?

 

Una vez se dispone de los dígitos que identifican la empresa, se debe proceder a completar el código identificador de producto. Para ello la empresa debe generar una serie variable de dígitos en función del Código de Empresa que le ha sido asignado.

El máximo aprovechamiento de las posibilidades del Código de Barras se obtendrá siguiendo las recomendaciones detalladas a continuación.

 

 

Puede obtener el documento completo en formato PDf en el siguiente link:

 

http://www.abc-pack.com/images/Guia%20Codigo%20EAN%20AECOC.pdf